Persondatapolitik

1. Kontakt

eSigned ApS, CVR 46791096, Algade 5, 1, 4000 Roskilde. Spørgsmål og anmodninger sendes til support@esigned.dk. Send ikke adgangskoder eller fortrolige dokumenter i almindelig e-mail.

2. Oplysninger og kilder

Vi modtager oplysninger fra dig, kundens administrator, afsenderen af et dokument og de leverandører, der benyttes til betaling eller identitetskontrol. Vi behandler navn, e-mail, virksomhedsoplysninger, roller, kontaktdata, profilvalg, faktureringsdata, pointsaldo og betalingsreferencer.

Dokumentbehandlingen kan omfatte dokumentindhold, kontakter, tegnede underskrifter, deltagere og roller, dokumenternes kontrolsummer, IP-adresse, browseroplysninger, tidsstempler og hændelseslog. En mobil tegneplade overfører tegningen til den tilknyttede computer; den åbner ikke dokumentet på mobilen.

Ved login og drift behandles blandt andet passwordhashes, sessions- og tokenoplysninger, sikkerhedshændelser, eventuelle MFA-oplysninger, mailleveringsstatus og tekniske fejl. Support behandler indholdet af din henvendelse. Kortnummer og CVC behandles af betalingsudbyderen og gemmes ikke af eSigned.

3. Formål og behandlingsgrundlag

• Aftale og levering til en fysisk person: GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
• Administration af virksomhedskonti og kontaktpersoner, support, fejlfinding, forebyggelse af misbrug og dokumentation: artikel 6, stk. 1, litra f. Vores interesser er at levere og beskytte tjenesten samt håndtere henvendelser og retskrav.
• Bogføring og lovpligtige oplysninger: artikel 6, stk. 1, litra c.
• Valgfri sporing eller markedsføring, hvis det senere indføres: særskilt samtykke, som kan trækkes tilbage. Accept af vilkår er ikke samtykke til markedsføring.

Kundens dokumentdata behandles efter kundens instruks og databehandleraftalen. Kunden skal fastlægge behandlingsgrundlaget og informere de registrerede. Vi bruger ikke dokumenterne til annoncering.

4. Leverandører og overførsler

Hosting og service-mail køres via den driftsopsætning, der er beskrevet i databehandleraftalens leverandørbilag. Juridiske leverandørnavne, behandlingslande og backupvilkår er under afklaring og skal dokumenteres før almindelig kundedrift.

Ved kortbetaling bruges Stripe Payments Europe, Limited. Valgt ekstern signering bruger Signicat AS og indebærer overførsel af dokumenter og nødvendige kontakt- og signeringsoplysninger. Betalings- og identitetsleverandører kan også behandle oplysninger til egne lovpligtige formål.

Konfigurerede valgfrie leverandører er SMS: CPSMS.dk og intelligent dokumentbehandling: openAI. Aktivering forudsætter en vurderet aftale, præcise behandlingssteder og et lovligt overførselsgrundlag. AI-forslag må ikke starte underskriftsforløb automatisk.

PDF-biblioteker hentes i visse dokumentvisninger fra cdnjs/Cloudflare og jsDelivr. Det kan overføre IP-adresse og andre forbindelsesoplysninger; dokumentindhold sendes ikke til disse CDN-tjenester af eSigned-koden.

Overførsel uden for EU/EØS kræver et relevant grundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-standardkontrakter med nødvendig vurdering og supplerende foranstaltninger. Vi oplyser det konkrete grundlag og relevante garantier på anmodning; generelle formuleringer erstatter ikke denne dokumentation.

5. Opbevaring og sletning

Dokumenter opbevares efter kundens instruks, kontoens indstillinger og aftalt ophør. Automatisk sletning efter kontoens valgte frist gælder arkiverede dokumenter. En aktiv konto betyder ikke, at alle oplysninger skal gemmes ubegrænset.

Betalings- og bogføringsmateriale opbevares efter bogføringsreglerne, normalt fem år efter regnskabsårets afslutning. Support- og sikkerhedsoplysninger opbevares, så længe de er nødvendige for henvendelsen, sikkerhed eller dokumentation af retskrav. Faste driftsfrister for disse kategorier og backup skal færdiggøres og dokumenteres før almindelig kundedrift.

Gæstelinks og mobiltegneplader udløber. En tegning slettes fra den midlertidige mobil-session efter afhentning; den indgår derefter i den underskrift, brugeren godkender. Udløbne sessioner ryddes af driftsjob. Backuprotationens faktiske frist er endnu ikke verificeret; vi lover derfor ikke en bestemt frist for sletning fra backup.

6. Dine rettigheder

Du kan efter omstændighederne få indsigt, rettet eller slettet oplysninger, begrænset behandling, gøre indsigelse og få dataportabilitet. Samtykke kan trækkes tilbage uden at ændre lovligheden af tidligere behandling. Vi besvarer normalt rettighedsanmodninger inden en måned og kan bede om nødvendig identifikation.

Ved oplysninger i et dokument skal du normalt kontakte afsenderen eller kundens dataansvarlige. Vi hjælper med at videresende og håndtere anmodningen efter instruks. Du kan klage til Datatilsynet.

7. Sikkerhed og begrænsninger

Vi anvender HTTPS, passwordhashing, adgangskontrol, CSRF-beskyttelse, tidsbegrænsede links og logning. Valgfrie MFA-funktioner kan styrke kontoadgangen. Dokumentfiler er endnu ikke særskilt krypteret af applikationen ved lagring; kryptering pr. kundekonto er under planlægning og er ikke aktiveret.

Driftsforanstaltninger og leverandørbilag gennemgås før almindelig kundedrift. Denne politik er ikke en certificering af sikkerhed eller en garanti for, at tjenesten passer til alle dokumenttyper.

8. Cookies og ændringer

Se cookieinformationen for browserlagring. Væsentlige ændringer af denne politik oplyses i tjenesten eller på anden relevant måde.